En la planeación y en la ejecución de un programa virtual en la universidad se debe tener especial cuidado en las variables que intervienen y pueden constituirse, de no ser controladas, en un obstáculo para el éxito. Algunas de las variables son:
- Modalidad de los programas ofrecidos por la institución: presencial, semipresencial, a distancia.
- Nivel educativo: pregrado, postgrado, educación no formal, educación continuada.
- Tipo de institución: pública o privada.
- Entorno socioeconómico.
- Características de los estudiantes, docentes.
- Infraestructura de la institución, de telecomunicaciones disponible.
- Nivel de acceso de estudiantes y profesores a sistemas telecomunicaciones.
Una vez que se tenga caracterizada la institución hay que definir claramente el objetivo general de la incorporación de tecnologías al proceso enseñanza aprendizaje, el cual podría ser: Mejorar la calidad de la educación a través de la transformación del modelo pedagógico, desescolarización de un porcentaje determinado de cursos presenciales, creación de un programa académico en modalidad virtual entre otros.
Todo proyecto tiene una sistematización y en este caso sus componentes son: objetivos, antecedentes, marco teórico, justificación, metodología, presupuesto, cronograma, resultados esperados. Asimismo es recomendable tomar en cuenta los siguientes aspectos: Diseño de materiales, formación de usuarios (rol de docentes y estudiantes), análisis de infraestructura, estructura administrativa y análisis de plataformas comerciales.
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